Privacyverklaring R Fotografie

Versie 1.6 · laatst gewijzigd op 26 augustus 2026. Wij passen deze verklaring aan zodra onze verwerkingen veranderen. Wilt u weten wat er is gewijzigd, of een eerdere versie inzien, vraag die dan op via mail@rfotografie.com; wij bewaren elke versie met de datum waarop zij gold.

1. Wie is verantwoordelijk

R Fotografie (eenmanszaak van Rolf Kühr, KvK 81531567, gevestigd aan Rode Ring 49 N, 1566 HR Assendelft) is verwerkingsverantwoordelijke voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen. Bij de uitvoering van opdrachten werkt R Fotografie samen met Romy van Leeuwen Fotografie (eenmanszaak, KvK 66388031, gevestigd te Uitgeest); zij verwerkt persoonsgegevens daarbij onder verantwoordelijkheid van R Fotografie. Privacyverzoeken kunnen worden ingediend via de contactpagina.

Contact voor privacyvragen en verzoeken van betrokkenen: via de contactpagina van onze website (rfotografie.com/contact). R Fotografie heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor deze omvang niet wettelijk vereist.

2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag

2.1 Contactaanvraag via de website

Het formulier gaat via onze server. Die legt uw aanvraag eerst vast in een map die niet via internet bereikbaar is, en verstuurt hem daarna als twee e-mails: één aan ons en één bevestiging aan u. Dat vastleggen is er niet voor niets: in augustus 2026 bleek dat het versturen stil kon mislukken, zonder foutmelding, waardoor een aanvraag ongemerkt verloren ging. Wij verwijderen het vastgelegde bestand zodra uw aanvraag is afgehandeld, en in elk geval binnen 6 maanden — leidt de aanvraag tot een opdracht, dan geldt de bewaartermijn van het klantdossier (zie paragraaf 4).

Wordt een inzending door die controle gewéigerd — bijvoorbeeld omdat een wachtwoordmanager een verborgen veld invulde — dan wordt hij apart vastgelegd in plaats van weggegooid, met dezelfde gegevens en dezelfde bewaartermijn van maximaal 6 maanden. Reden: zo'n weigering kan onterecht zijn, en dan moeten wij u alsnog kunnen bereiken. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).

Om te voorkomen dat het formulier automatisch wordt misbruikt, houdt de server maximaal een uur bij hoeveel inzendingen er vanaf een adres binnenkomen. Uw IP-adres wordt daarvoor niet bewaard maar omgezet in een onomkeerbare code; die code staat los van uw ingevulde gegevens en verdwijnt vanzelf. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).

2.2 Opdracht en uitvoering

Wanneer een aanvraag leidt tot een opdracht verwerken wij de gegevens die nodig zijn voor de overeenkomst: contact- en facturatiegegevens, datum en locatie van de reportage en de inhoud van onze afspraken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en — voor factuur- en betaalbasisgegevens — wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).

2.3 Fotobeelden

Foto's van u en uw gasten worden gemaakt en bewerkt ter uitvoering van de opdracht (art. 6 lid 1 sub b AVG). Gebruik van beelden voor onze portfolio, sociale media, vakpublicaties of leverancierspresentaties gebeurt uitsluitend met uw toestemming, specifiek per doel (art. 6 lid 1 sub a AVG).

Wij vragen die toestemming bij de boeking: in de offerte of boekingsbevestiging geeft u per doel aan of u akkoord bent. Geeft u uw akkoord liever per e-mail, WhatsApp of mondeling, dan kan dat ook — wij leggen het dan vast bij uw opdracht. Wat wij niet doen is uw stilzwijgen als toestemming opvatten: zegt u niets, dan publiceren wij niets.

Weigering heeft geen invloed op prijs, planning of levering. Uw toestemming kunt u voor toekomstig gebruik te allen tijde kosteloos intrekken via de contactpagina; reeds geplaatste uitingen halen wij dan binnen 30 dagen weg voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is. Staan er meerdere mensen op een beeld, dan kiezen wij zorgvuldig: bij twijfel publiceren wij niet. Voor herkenbare beelden van kinderen vragen wij toestemming aan de ouder of verzorger.

2.4 Klantgalerij

Uw galerij is alleen bereikbaar via een persoonlijke uitnodiging. Wij verwerken daarvoor uw naam en e-mailadres voor de uitnodiging en toegangscontrole, en download- en toegangsactiviteit ter beveiliging. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (beveiliging). De galerij is door ons zelf gebouwd en draait op onze eigen server in Duitsland, dus binnen de EU. Er is dus geen externe partij die uw beelden verwerkt of opslaat, en daarom ook geen verwerkersovereenkomst voor de galerij nodig.

2.5 Herroepingsformulier

Gebruikt u het herroepingsformulier, dan verwerken wij wat u daar invult: uw naam, uw adres, uw e-mailadres, welke dienst u herroept, de bestel- en eventuele ontvangstdatum, en uw eventuele toelichting. Wij hebben die gegevens nodig om de herroeping te kunnen afhandelen en om te kunnen aantonen dat wij haar hebben ontvangen. Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG — het herroepingsrecht en de plicht om de ontvangst te bevestigen volgen uit de wet) en uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Ook dit formulier gaat via onze server. Wij slaan uw gegevens daar niet op: de server zet ze om in twee e-mails — één aan ons en één bevestiging aan u — en houdt er verder niets van bij. De bewaartermijn is dus die van onze e-mail (zie paragraaf 4).

Om te voorkomen dat het formulier automatisch wordt misbruikt, houdt de server maximaal een uur bij hoeveel inzendingen er vanaf een adres binnenkomen. Uw IP-adres wordt daarvoor niet bewaard maar omgezet in een onomkeerbare code; die code staat los van uw ingevulde gegevens en verdwijnt vanzelf. Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), namelijk het bruikbaar houden van een formulier waarmee u een wettelijk recht uitoefent.

2.6 Bezoekersstatistieken zonder persoonsgegevens

Wij tellen sinds 1 augustus 2026 bezoeken met Umami, dat op dezelfde eigen server in Duitsland draait. Er worden geen cookies geplaatst, geen IP-adressen bewaard en geen profielen opgebouwd; wij zien uitsluitend geaggregeerde aantallen per pagina, land en verwijzende website, plus een teller per handeling — hoe vaak het contactformulier is verstuurd of op het telefoonnummer is geklikt. Ook dat zijn losse getallen, niet gekoppeld aan een persoon of aan de inhoud van uw bericht. Omdat er geen persoonsgegevens worden verwerkt, is hiervoor geen grondslag of toestemming vereist. Het volledige beeld staat in het cookiebeleid.

2.7 Wat wij niet doen

• geen advertentie- of marketingtracking, geen pixels van derden en geen statistiek die tot personen herleidbaar is;
• geen verkoop of verhuur van persoonsgegevens;
• geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen en geen profilering;
• geen openbare zelfregistratie voor galerijen.

3. Ontvangers en verwerkers

Uw gegevens worden uitsluitend gedeeld met de partijen die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening. Per partij zijn verwerkersrol, opslagregio en doorgifte-instrument vastgelegd in ons verwerkersregister. Kernpartijen:

Verwerking voor opdrachten in Italië vindt plaats binnen de EU/EER; er is geen doorgifte aan Italiaanse derden buiten de locatie- en leveranciersafspraken die u zelf maakt.

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Aanvraag zonder opdracht: uw bericht komt binnen als e-mail in onze mailbox en wordt daar uiterlijk 12 maanden na de aanvraag verwijderd. Daarnaast staat uw aanvraag als bestand op onze server (zie paragraaf 2.1), buiten bereik van het internet; dat bestand verdwijnt zodra de aanvraag is afgehandeld en in elk geval binnen 6 maanden.
• Klantdossier (contract- en factuurbasisgegevens): 7 jaar na het boekjaar (fiscale bewaarplicht).
• Overige correspondentie en shoot-details: 2 jaar na oplevering.
• Galerij: bij een bruiloft 6 maanden online bij pakket Basis en 12 maanden bij Favoriet en Luxe, gerekend vanaf levering; daarna gaat de galerij offline en worden de beelden verwijderd. Verlenging alleen op uw verzoek. Deze termijnen staan ook in artikel 10 lid 3 van de algemene voorwaarden.
• Reservekopie: wij bewaren na oplevering 2 jaar een kopie, zodat u beelden kunt terugvragen als u ze kwijtraakt; daarna wordt die kopie verwijderd.
• Herroeping: wat u via het herroepingsformulier invult wordt niet op de server bewaard, maar komt als e-mail bij ons binnen. Die e-mail bewaren wij 7 jaar na het boekjaar, samen met het klantdossier: een herroeping raakt de overeenkomst en de facturatie, en daar geldt de fiscale bewaarplicht voor. De code die kort tegen misbruik van het formulier wordt gebruikt (paragraaf 2.5) verdwijnt binnen een uur.

5. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS met HSTS), beperkte toegang op basis van least privilege met tweefactorauthenticatie op alle beheeraccounts, en een gescheiden opstelling voor galerij en betalingen. De klantgalerij is bovendien afgeschermd met zowel een wachtwoord als een pincode, en u bepaalt zelf welke beelden u met gasten deelt.

6. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar, en — waar toestemming de grondslag is — het recht die toestemming in te trekken voor toekomstig gebruik. Dien uw verzoek in via de contactpagina; wij reageren binnen één maand. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat op onze website met versienummer en datum; bij boekingen leggen wij vast welke versie op dat moment gold.

Vragen over dit document? Neem gerust contact op.